הרגע שלו היא חיכתה כל כך הרבה זמן הגיע. ההתרגשות, ההכנות, והדרישות בשיאן.
אז איך דואגים לא לשכוח כלום ומוודאים שעשינו, הספקנו, ובעיקר וויתרנו על טעויות של טירונים? הנה הצ'ק ליסט המלא שלו הייתם זקוקים כדיי שהבת
מצווה הקיצית שאתם מתכננים תהיה אירוע שאי אפשר לשכוח!
הקיץ הגיע ויחד אתו היום המיוחד של הילדה שלכם, אז למה לא לשלב את השניים יחד? מסיבת בת מצווה קיצית עם תכנון נכון ומסודר היא בדיוק המתכון לכך שילדת המצווה, וגם אתם, לנצח תישארו עם זיכרונות מתוקים וחוויה של רגע בלתי נשכח.
מאיפה מתחילים?
תיאום ציפיות:
כידוע לילדים לא מעורים רבות בדרישות המציאות, כמונו ההורים, ולכן על מנת גם להגשים את חלום בת המצווה המושלם שלה אבל גם לעשות זאת באופן בר השגה ונכון לכם תקציבית, חשוב להבין מה היא רוצה ואיזה אלמנטים מתוך זה תוכלו לבצע.
תקציב:
חשוב להחליט, טרם כל תקשורת עם אולמות והזמנת אנשי מקצוע, כמה אתם רוצים או יכולים להוציא על האירוע.
רשימת מוזמנים:
אחרי שהחלטנו על סדר גודל של תקציב נוכל לעשות רשימת מוזמנים ונזכור תוך כדיי כמה כסף החלטנו שנוכל להוציא על האירוע. חשוב לזכור שאם התקציב שלנו לא גדול מומלץ שרשימת המוזמנים תהיה קטנה יותר כי ככל שהאירוע גדול יותר כך יותר נצטרך להוציא מכיסנו.
רעיון או נושא:
נכון שהצעד הבא היה יכול להיות בחירת אולם. אך במידה ונרצה לעשות אירוע בסגנון או נושא מסוים קודם כל חשוב להיסגר עליו כי במידה והיינו מזמינים אולם ואז מבינים שהאולם לא מתאים לכיוון שאליו נרצה ללכת, נרצה לחסוך את ההתעסקות בביטולים ומציאת מקום אחר.
המיקום:
כעת אחרי שבחרנו נושא, אפשר לחשוב על המיקום והתאריך. כמו שציינו אנחנו מתכננים בת מצווה קיצית, אז אין חובה לסגור אירוע בתוך אולם כשאפשר ליהנות ממזג אוויר חמים ואפילו להפוך את האירוע למסיבת בריכה, או ים, בו הילדים, וגם ההורים, יוכלו ליהנות.
אטרקציות:
אחרי שאנחנו יודעים איפה האירוע הולך להתקיים ומה הנושא, נוכל לבחור ולהתאים את האטרקציות שנרצה להביא להורים ולילדים. במידה והחלטנו על מסיבה בסגנון קיצי נוכל להביא סדנאות תכשיטים לקיץ, סדנת בועות סבון, תותח קצף להשכרה, עמדת קוקטיילים למבוגרים, ציורי גוף, ועוד אלמנטים נוספים שיהפכו את בת המצווה לאירוע קיץ מיוחד.
קייטרינג:
אף מסיבה היא לא שלמה בלי נשנוש ושתיה מרעננים. בהתאם לגודל המסיבה, המיקום, והכי חשוב התקציב, תוכלו להחליט אם תרצו להזמין קייטרינג המציע מנות מלאות או טעימות ביס בכל מיני סגנונות. לנושא הקיצי תוכלו לבחור קייטרינג המתמקד באוכל קליל ומרענן עם כריכוני ביס, פלטות, וסושי פירות.
מוזיקה וצילום:
בהתאם לתקציב שקבעתם מומלץ לא לסגור עם הספק הראשון שתפגשו אלא לבדוק כמה וכמה אופציות ולהשוות מחירים כדיי לדעת מה הכי משתלם לכם גם בסגנון המוזיקה ואופי הצילום, וגם לכיס. שימו לב כי מול הצלם גם ניתן לבדוק את אופציית הפקת סרטון או אלבום לאירוע.
לבוש ואיפור:
כעת הגיע הזמן להתמקד בכלת השמחה. כל ילדה חולמת על היום המיוחד שלה ואנו יכולים לגרום לה להרגיש כמו נסיכה ליום הזה. חשוב לשים בצד חלק מן התקציב כדיי לקנות שמלה ונעליים שיהיו לטעמה ועל מנת לשכור שירותי מאפרת מתאימה לסגנון שהיא תרצה. גם במקרה זה, כמו הקודם, בעת חיפוש מאפרת ומסרקת יש לבחון כמה אופציות ולוודא שהיא יודעת לעבוד עם ילדים.
הדברים הקטנים:
עד כה קבענו את הבסיס לכל האירוע. כעת ניתן לדאוג לדברים הקטנים בהתאם לבחירתכם ובהתאם לתקציב שנשאר: במידה ומדובר על מסיבה גדולה ניתן לשכור את שירותיה של חברה שתדאג לאשר הגעה מול כל המוזמנים וכך תוכלו לדעת מראש מה הצפי המתכונן של ההגעה ובכך לחסוך כסף בהתאם. לחילופין, תוכלו לדאוג להזמנות מיוחדות ומעוצבות שישלחו, בדרך בה תבחרו, למוזמנים שלכם וכך גם תישאר לכם מזכרת מיום זה. לבסוף, במידה ואנו מזמינים את כל הכיתה או כל השכבה של הילדה, מומלץ לבדוק את האופציה להשכרת הסעות מסודרות מראש עבור ילדי הכיתה וזאת בהתאם למיקום של האירוע.
לנוחיותכם, להלן הסיכום של הצ'ק ליסט שלנו להדפסה, הכולל בתוכו רעיונות נוספים:
| לשים לב: | הצעות: | בוצע ✔ |
| תיאום ציפיות | רעיון כללי, רצונות מיוחדים, מה היא לא רוצה ומה כן | |
| תקציב | סדר גודל שתואם את הציפיות שלה אבל גם את היכולות שלנו. ניתן לעשות טבלה המחלקת את התקציב לפי הצ'ק ליסט הזה | |
| רשימת מוזמנים | בהתאם לתקציב וגודל האירוע. | |
| נושא המסיבה | קיץ, בריכה, ג'ונגל, ועוד… | |
| מיקום | אולם, ים/בריכה, גן אירועים | |
| אטרקציות | סדנאות לילדים, תותח קצף להשכרה, קעקועי חינה, תסרוקות, אומן חושים, ועוד… | |
| קייטרינג | צנוע או מלא, עמדות אוכל, קיר מתוקים, עמדות גלידה ומקדונלדס, ועוד… | |
| מוזיקה וצילום | דיג'יי או פלייליסט מוכן מראש, צלם וידאו וגם סטילס, מגנטים | |
| לבוש ואיפור | אשת מקצוע שגם מסרקת וגם מאפרת | |
| תוספות קטנות | הסעות, מערכת אישורי הגעה, הזמנות, שי לאורחים |
לסיכום, ארגון בת המצווה לא חייב להיות כאב ראש של הדקה התשעים, או בכי של ילדה לא מרוצה, וזאת במידה ונדע לתאם מראש את הרצונות שלה מול היכולות שלנו, תוך כדיי עירוב מלא שלה בתהליך על מנת שתרגיש שזו לגמרי המסיבה שלה ולא אירוע שאנחנו שולטים בו. חשוב להיצמד לאורך התהליך לתחושות הבטן שלנו כשזה מגיע לספקים וגם בעיקר לתקציב שהצבנו לעצמנו לפני שנכנסו עמוק למערכה. השימוש בצ'ק ליסט שהכנו יעזור לכם להישאר מקורקעים לא רק לתקציב אלא גם לחזון.
